Шесть индикаторов делового имиджа в электронном письме

24 ноября 2012  6030  книги

 

  • 1. Время ответа на письмо.
  • 2. Грамотное заполнение поля «Тема».
  • 3. Персональное обращение.
  • 4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).
  • 5. Позитивное завершение письма.
  • 6. Подпись и блок контактной информации.

1. Время ответа на письмо.

Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно-то в течение двух, максимум трех часов с момента получения (три часа — среднестатистическое время комфортного ожидания ответа. По истечении этого срока адресат может начать испытывать беспокойство о судьбе доставки своего письма и о перспективах получения своевременного ответа).

Если и в течение дня ответить по объективным обстоятельствам затруднительно, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до… включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов на поступившие к вам письма обращайте внимание на такие пометки адресата, как «Важность/Priority» и «Тема/Subject». Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

2. Грамотное заполнение поля «Тема».

Не оставляйте поле «Тема/Subject» пустым. Не следуйте ошибочному мнению о том, что это поле — «пятое колесо в телеге». Это не так. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать десятки/сотни писем в день. Грамотно заполненное поле «Тема/Subject» помогает быстро идентифицировать содержание письма и степень его важности.

Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно подробной. Например, «Договор. Счет. Акт» вместо «Документы».

Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема/Subject» может быть ограниченным).

Старайтесь не использовать восклицательные знаки и смайлы. Восклицательный знак и смайл — это отражение эмоций. Эмоции в формулировке темы письма чаще всего неуместны.

Строго по назначению используйте заглавные буквы. Слова, целиком написанные заглавными буквами, в электронном письме прочитываются как крик. Он неуместен в теме делового письма.

Помните, что грамотная работа с полем «Тема/Subject» сразу показывает уровень профессионализма и культуры делового общения.

3. Персональное обращение.

Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени! Этим вы подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.

В современной практике электронного делового письма вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.

При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, несоответствие современным нормам письменного этикета.

4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).

Если ситуация располагает, начните свое письмо со слов благодарности. Позитивные слова и эмоции в начале письма — хороший старт для дальнейшего делового разговора. Варианты фраз признательности в начале письма:

  • Спасибо за ваш интерес к ...
  • Спасибо за ваше письмо.
  • Мы рады, что вы обратились к нам.
  • Спасибо, что выбрали нас.
  • Спасибо, что выбрали нашу компанию.
  • Мы признательны вам за ваш интерес.

5. Позитивное завершение письма.

Настраивайте адресата на продолжение диалога. Создавайте и укрепляйте атмосферу приятного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим добрым настроем и искренним желанием продолжать деловое взаимодействие.

6. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, решающему деловые вопросы в письме, всегда важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора». Поэтому обязательно каждое письмо заканчивайте подписью и блоком контактной информации. Хорошо, если эта информация поместится в 5–7 строк. Важно указать: свои имя и фамилию, должность, контактные координаты (телефон, электронный адрес, название и адрес компании, ее сайт).

Не используйте в подписи сокращений: вместо А. С. Сидорова лучше написать Анна Сергеевна Сидорова. Адресату будет понятно, как обратиться к вам в ответном письме.

Оформляя подпись, указывайте в ней свое имя в той форме, в какой вам бы хотелось видеть обращение к себе: «Анна Сидорова» или «Анна Сергеевна Сидорова».

При указании имени и фамилии предпочтительна последовательность: имя + фамилия.

Использованы фрагменты книги «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор — Тамара Воротынцева (директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва).

Купить книгу «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха» в удобном формате можно в ЛитРес — мегамаркете электронных книг.

 

Комментарии для сайта Cackle
наверх